Koszty wyżywienia pracownika podczas podróży służbowej wolne od podatku

PIT: Koszty wyżywienia pracownika podczas podróży służbowej wolne od podatku (III SA/Wa 937/13).

Wyrok WSA w Warszawie z dn. 03.10.2013 r., sygn. akt III SA/Wa 937/13, stanowi wyłom w dotychczasowym orzecznictwie sądów administracyjnych. Chociaż orzeczenie zapadło w dn. 03.10.2013 r., to na pisemne uzasadnienie tego orzeczenia przyszło nam czekać dość długo. Po analizie uzasadnienia dochodzę do wniosku, że zasługuje ono jednak na aprobatę. W pierwszej kolejności trzeba zauważyć, że orzeczenie dotyczy nieobowiązujących już rozporządzeń w sprawie krajowych i zagranicznych podróży służbowych. Ponadto trzeba także odnotować, że istotnym elementem przedstawionego przez podatnika stanu faktycznego, było to, że:

1. pracownicy będąc w podróży służbowej, gdy ponosili wydatki np. na wyżywienie, fakt ten dokumentowali fakturą/rachunkiem, który był wystawiany na podatnika (tj. na spółkę);
2. możliwość ponoszenia kosztów wyżywienia ponad wartość diety, jak też procedura dokumentowania opisana w pkt 1 powyżej – zostały przewidziane w regulaminie wewnątrzzakładowym, obowiązującym u pracodawcy.

Badając powyższy stan faktyczny, na gruncie nieobowiązujących już przepisów regulujących kwestię krajowych i zagranicznych podróżach służbowych – WSA doszedł do istotnej konstatacji. Otóż, Sąd stwierdził, że limity przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) PdofU, nie mają w ogóle zastosowania, jeżeli pracodawca postanowił w całości ponieść koszty podróży służbowej (tj. wg systemu rozliczania rzeczywistych wydatków). W takim bowiem przypadku – uznał Sąd – nie mowy o jakimkolwiek przysporzeniu dla pracownika. Z przysporzeniem takim mamy bowiem do czynienia tylko wówczas, gdy pracodawca postanowił wybrać system ryczałtowy, a nie system rozliczania rzeczywistych wydatków. Przy systemie ryczałtowym pracownik otrzymuje ściśle określoną wartość (np. 23 zł tyt. diety). W ramach tego systemu nie ma też znaczenia, czy faktycznie na wyżywienie ów pracownik wydał mniej, więcej, a może nie wydał nawet złotówki. W ramach tego systemu – ustawodawca nie interesuje się rzeczywistą wartością wydatkowanych przez pracownika kwot. Sąd zauważył nadto, że przy wyborze tego systemu, wartość wypłacona ewentualnie ponad wartość ryczałtu (np. ponad wartość diety) będzie przychodem podlegającym opodatkowaniu. Natomiast w ramach systemu rozliczania rzeczywistych wydatków, zdaniem Sądu, mamy do czynienia z zupełnie inną sytuacją. Tutaj pracownik nie otrzymuje bowiem jakiejkolwiek kwoty pieniędzy. Przy tym systemie pracownik ma jedynie obowiązek przedłożyć stosowne faktury/rachunki. W tym przypadku w ogóle nie można zatem mówić o diecie lub innym ryczałcie, które zostały uregulowane w cyt. rozporządzeniach. W tym przypadku pracownikowi nie przysługuje – wedle Sądu – żaden zwrot kosztów, bowiem pracownik tych kosztów w ogóle nie poniósł, a „skoro tak, to limity zwolnienia z opodatkowania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) nie mają zastosowania w przypadkach, kiedy pracodawca nie rozlicza kosztów podróży służbowej, w tym diet, w formie ryczałtowej, a ponosi bezpośrednio całe koszty podróży służbowej”.

Sąd zwrócił nadto uwagę, że pracownicy podczas podróży służbowej realizują zadania pracodawcy, a nie własne. Nadto przypisanie im takiego przychodu (np. dla pracownika, który bardzo często odbywa podróże służbowe) spowodowałoby u niego szybkie przekroczenie progu podatkowego i popadnięcie w ostatni przedział skali przewidzianej w art. 27 ust. 1PdofU.